Rassembler les informations du client
Commencez par la date, le lieu, le nombre de convives et le format attendu : buffet, cocktail ou repas servi. Notez les contraintes d’accès, les horaires d’installation et les besoins alimentaires signalés. Un dossier unique permet de retrouver ces informations sans parcourir plusieurs échanges.
Faire correspondre le devis et la préparation
Distinguez la formule, les éléments à la carte, le service, le déplacement et les options. Après validation, utilisez cette composition pour préparer les recettes et les quantités. Si le nombre de convives change, vérifiez aussi les achats, le matériel et les besoins de personnel.
Préparer les achats et le matériel séparément
Regroupez les ingrédients nécessaires, puis vérifiez les stocks réellement disponibles avant d’acheter. Gardez une liste distincte pour les ustensiles, contenants, équipements de service et accessoires. Cochez les achats effectués et les articles chargés au fur et à mesure.
Confirmer l’équipe et les horaires
Attribuez les rôles et communiquez le lieu, les horaires et les consignes. Une personne sollicitée n’est pas encore une personne confirmée : suivez les réponses et prévoyez le remplacement des absences. Avant le départ, relisez le dossier et les deux listes avec le responsable de la prestation.