Séparer commande et paiement
L’acceptation du devis confirme la prestation dans votre suivi commercial. Elle ne signifie pas que le paiement est reçu. Enregistrez chaque encaissement séparément, avec sa date et son montant, puis rattachez-le au bon dossier.
Calculer le montant restant
Pour un devis de 2 000 € et un paiement reçu de 600 €, le reste à encaisser est de 1 400 €. Additionnez les paiements rattachés au même dossier avant de calculer ce solde. Un paiement sans rattachement ne doit pas solder automatiquement une prestation portant un nom similaire.
Conserver les prestations déjà réglées au calendrier
Une prestation future reste à organiser même si elle est entièrement payée. Gardez-la dans vos devis à venir et votre calendrier, avec un reste à encaisser nul. Le suivi de la production et celui des paiements répondent à des besoins différents.
Revoir les dossiers après la prestation
Une prestation passée peut quitter la vue commerciale active sans perdre son historique ni son solde. Retrouvez-la dans les filtres et vérifiez les paiements manquants. Si vous avez reçu plus que le montant prévu, contrôlez le dossier au lieu de compenser ce trop-perçu avec un autre client.